現在の会社でこう思った方は多いはず。
アナログな職場では、他社に比べて生産性が低くなる可能性があります。
ITツールは今や生活の一部になっています。
- ライン
- ズーム
- チャットワークス
- Free
- ドロップボックス
- スラック
一部を取り入れるだけでも生産性は上がります。
またIT化は補助金が出ることも！！
「IT導入補助金2022」は、中小企業・小規模事業者等が自社の課題やニーズに合ったITツールの導入を支援する補助金です。
ITツールとは、パッケージソフトの本体費用、クラウドサービスの導入・初期費用等のことを指します。
補助金額 30万円～450万円
補助率 1/2
【IT導入補助金 2022】の対象ソフト一覧の検索方法は？〜勤怠管理ツール編～ - 補助金コンシェルメディア (hojyokin-concierge.com)
デジタル化が進んでいる中で、アナログな会社もあります。システム上どうにもならなかったり、あまり機械に強い人材が揃っていなかったりすると完全なデジタル化は非常に難しいもの。上に立っている人がそもそもデジタル思考でないと、全てを一新することは困難であるのです。
この記事では、アナログな会社の特徴を解説しています。
共感する方は多いはず。ぜひ最後まで読んでください。
- アナログな会社の特徴
かつては【終身雇用が】当たり前で転職をする人が少なかった日本でも今では転職が当たり前になっています。 転職希望者 でも転職をしたくてもやり方が分からなかったり。。 ウチブロ この記事では6[…]
アナログな会社の特徴
アナログな会社の特徴をあげていきます。
実際経験して？？ってなった習慣や特徴なので共感できるところがあると思います。
- 全部紙
- ハンコ文化
- ITリテラシーがない
全部紙
ネットが発達していてデータで送ればいいところ、わざわざ紙を使っていたりします。
コピー機めっちゃハードワーク。。。やんってなりましたｗ
最も使用頻度の高いA4サイズのコピー用紙は１枚当たり約0.7円。1日1000枚使用するとすると、1日あたり約700円、1か月22日営業日とすると、約1万5400円かかっています。
これをほぼ全員が行っています。。
紙のリスクを考えてみました。
- 無駄がとにかく多い
- 書類をなくす
- コピー代がかかる
- スピード感がない
会社が古いほど余計に紙文化が強いられます。
プレゼンするのも紙、資料で説明するのも紙。紙のオンパレードです。
紙文化だとインクの代金がかかるだけでなく、取り扱うだけで膨大な手間や場所が必要になるので、人件費も無駄にかかります。
しかも興味がなかったら資料を見ない。。という経験もかなりありました。
また、紙だと紛失する可能性もあり、紛失した場合は復元はほぼ不可能です。
ハンコ文化
ハンコ文化もよくアナログな会社の特徴で聞くフレーズです。
アナログな職場の場合、何でも報連相とか承認・届け出制になっているのが大半です。
例えば経費精算なんて、社内システムで申請したり保存したりしても良かったのに、印鑑を押すためなのかわざわざ紙で提出させられましたし、有給申請も同様に紙媒体でした。
ハンコ文化とは、日本独自ともいえる文化であり、役所の手続き、企業内や企業間などにおいて書類のやりとりを進めるうえで、ハンコの押印が必要な状態が定着している文化です。 電子化が進む前は紙ベースでのやりとりが主流だったため、ハンコ文化は書類のやりとりの中で当たり前の工程として根付いてきました。
ハンコ文化が残っている理由として
民法や法律で「捺印の必要性」を規定している箇所はたくさんあります。
例えば遺言状は自筆の署名と捺印が必要であることを民法968条で規定しています。
また刑事訴訟では、裁判官の「記名押印」を規定しています。
押印がないと、法的な文書として効力を持たないのです。他にも「記名押印」することを規定している法的文書はたくさんあります。
こういったことから、はんこを安易に廃止できないというわけです。
日本だけが続ける「はんこ文化」はなぜなくならないの？ | スタンプボックス (stamp-box.jp)
研修レポートを提出するだけで承認が必要だったこともあります。
それも、感想文の文量が足りないだとか細かい言い回しが変だという理由で何度もやり直しさせられたので、結局レポートの提出だけで何日もかかりました。
はんこ文化がなくならない背景には、紙文化の問題もあるのです。
一方で
実ははんこ文化にもメリットがあります。ビジネスでの契約です。はんこ文化のないアメリカでは、契約の時に必ず第三者に立ち会ってもらう必要があります。
それが、ノータリー・リパブリックと呼ばれる、重要な契約の際に付きそう第三者の立場の公証人です。その公証人が、まず本人であることを認めるスタンプを押してくれます。
公証人は、会社の法務部、郵便局や銀行などにいるので、こちらから出向いて立ち会ってもらう必要があります。それに比べ日本では、役所で登録してある実印と印鑑証明証があれば第三者の立ち会いは必要ありません。
日本だけが続ける「はんこ文化」はなぜなくならないの？ | スタンプボックス (stamp-box.jp)
第三者を呼ぶ必要がないので、契約はどこの場所でもできます。
こうしたメリットも大きいのでハンコ文化はなくならないでしょう。
ITリテラシーがない
アナログな会社の特徴としてITリテラシーがないことが挙げられます。
業務をIT化しないなど時代の変化に対応しようとしないことです。
私自身がアナログな職場で働いてきて分かったことですが、昔のままのやり方でも上手くいってきているので、結果的にIT化のように新しいことをしようとしなくなります。
例をあげるとシニア向けのカタログ通販はお客様が紙媒体しか見ないので結果的に社内も紙媒体だらけになることがあり、ウェブに移行しようとしてもお客様にITリテラシーがないので紙文化が残ります。
- 固定電話なので内線が繋がらない
- メモが紙
こういった煩わしい問題は全てITで解決できます。
またITに理解が低いとリモートワークも導入されません。
コロナが落ち着いてきてもテレワークを今後続けたい意向は高いのでテレワークを導入しないは時代と逆行しています。
ITで業務を効率化できる仕組みがあれば労働時間は少なくできます。
アナログな会社のリスク
アナログな職場では、デジタル化が進んでいる職場に比べてミスが増える可能性があります。
- 生産性が上がらない
- あの人にしか分からない業務問題
経理担当など計算が必要な業務では、アナログな手法だとミスが起きやすいでしょう。
アナログな手法で業務を進めている場合、業務の進め方にバラツキが出やすく
「この業務は○○さんしか分からない」業務がその人しか分からない、できない問題もいあります。
「ミスが発生しやすい」「ハンコ文化」「書類の管理に手間がかかる」といったアナログな職場の特徴も、生産性を下げる要因となります。
無駄な時間かけて夜遅くまで残業してもしなくても給料は変わりません。
突然ですが、｢ブラック企業大賞｣という言葉は聞いたことありますでしょうか？ 転職者 転職活動してるけどブラック企業は避けたいな。。 転職活動をする際にブラック企業を避けることは 健全な職業生活を送る[…]
まとめ
結論、今の環境を変えましょう。
「転職」は本来中々変えられない環境（抜け出せない現実）を変える事ができる可能性があります。
転職する場合は今後伸びる業界にいくことが大切です。そのためにも転職エージェントを活用したり、ニュースをチェックしたりしてアンテナを張っておくことが大切です。